Asistente Administrativo

Secretaria Ejecutiva 

Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del congreso.

Entre sus principales cometidos se encuentra:

* Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones, etc.).

* Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas, identificaciones, documentación, etc.

* Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.

* Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.

* Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc.

¿Qué debe hacer toda Secretaria? 

- Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias.

- Verificar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán incluyendo los soportes documentales necesarios.

- Remitir a cada integrante del comité la carpeta correspondiente en tiempo y forma.

- Deberá vigilar que los acuerdos del comité se asienten correctamente.

- Levantar el acta de cada una de las sesiones.

- Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y conservarlo en custodia.

- Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Comité durante las sesiones.

La Nueva Secretaria 

En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.

La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno necesita una completa redefinición de funciones. Esto conlleva muchos cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a pagarles salarios más altos. Estos cambios en las funciones de las "secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean escuchadas. Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que se requiere en los países de Latinoamérica, al igual que se producen lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo.

El éxito en cualquier empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa.

                                           ACTUALIDAD EMPRESARIAL

El perfil y las funciones de la Secretaria/o que necesitan las empresas actualmente ha cambiado. Su papel es clave y los Directivos les delegan cada veznuevas responsabilidades que requieren el dominio de nuevas competencias y habilidades.

Una buena secretaria/o ha de saber anticiparse a las demandas de su superior, asumir los nuevos retos de su empresa y aportar valor agregado a su compañía. Y la base es, sin duda, una buena y cuidadosa formación en aquellas temáticas que son básicas e imprescindibles en la empresa moderna.

                                                 ASISTENTE ADMINISTRATIVO 

FUNCIONES Y AUTORIDADES

· Atención a clientes. 

· Realizar los cobros de las ventas de contado. 

· Manejo de caja chica. 

· Manejo de suministros de oficina y cafetería. 

· Coordinación de los viajes de las diferentes personas. (Técnicos y Gerentes) 

· Elaboración de memos y cartas 

· Asistencia directa de Gerencias. 

· Archivar consumo de gasolina que le pasa contabilidad. MANUAL DE FUNCIONES

Este cargo implica las siguientes responsabilidades:

· Coordinación de las compras que solicita Gerencia. 

· Control del fax y correspondencia. 

· Cobros a clientes todos los viernes de acuerdo al listado entregado por el Gerente Financiero.

· Ingreso de datos al sistema. 

· Mantener un control de los servicios básicos que hay que pagar. (se pasa un reporte mensual de los que hay que pagar)

                    Asistencia administrativa

La asistencia administrativa consiste en el ejercicio de los fines de fé pública y asesoramiento legal preceptivo (secretaría) y control y fiscalización de la gestión económica, financiera y presupuestaria (intervención).

Este tipo de asistencia se presta en dos ámbitos:

A. En Entidades Locales Eximidas

Esta asistencia va dirigida a la consecución de los siguientes objetivos:

1.‑ Informar a los Ayuntamientos respectivos sobre la dualidad de formas de prestación de las funciones de secretaria e intervención, es decir, bien mediante la creación de agrupaciones para sostenimiento de secretario‑interventor común o bien mediante la exención del puesto de secretario y realización de las funciones por personal del Servicio o bien mediante acumulación a otro secretario de ayuntamiento cercano.

2.‑ Crear las condiciones necesarias para garantizar la viabilidad de la prestación de las funciones de secretaría e intervención por parte de este Servicio.

B. En Entidades Locales no Eximidas a través de Comisión Circunstancial

Las Entidades Locales que, por exceder de las magnitudes de población y recursos, no estén dispensados de la creación del puesto de secretaría, pueden, no obstante, solicitar asistencia en los supuestos de enfermedad, ausencia, abstención legal o reglamentaria del funcionario con habilitación de carácter nacional.